A ouvidoria é um setor fundamental em uma empresa, pois é responsável por receber as demandas dos clientes, avaliá-las e encaminhá-las para as áreas responsáveis. O objetivo é garantir a satisfação do cliente, bem como aprimorar os processos internos.
E a ouvidoria por telefone é uma das formas mais utilizadas pelos clientes para entrarem em contato com as empresas.
Neste artigo, vamos apresentar os segredos de uma boa ouvidoria por telefone e como a telefonia VoIP pode ajudar nesse processo.
Então, boa leitura!
O QUE É OUVIDORIA DE UMA EMPRESA?
A ouvidoria é um canal de comunicação entre a empresa e seus clientes, onde é possível registrar, analisar e solucionar as demandas apresentadas pelos clientes.
Dessa forma, ela tem como objetivo garantir que os direitos dos consumidores sejam respeitados e que as necessidades e expectativas sejam atendidas de forma satisfatória.
PORQUE TER UMA OUVIDORIA POR TELEFONE É IMPORTANTE?
A ouvidoria por telefone é uma das formas mais utilizadas pelos clientes para entrarem em contato com as empresas. Por meio deste canal, os clientes podem relatar suas dúvidas, reclamações ou sugestões de forma rápida e eficiente.
Isso é importante, pois permite que a empresa acompanhe de perto a satisfação do cliente, identifique falhas nos processos internos e adote medidas para corrigi-las.
Nesse sentido, existem diversas vantagens em ter uma ouvidoria por telefone em sua empresa. A seguir, listamos algumas das principais:
Atendimento personalizado
Em primeiro lugar, a ouvidoria por telefone permite que o cliente fale diretamente com um atendente, que pode ouvir suas queixas e oferecer soluções personalizadas.
Isso mostra ao cliente que a empresa está disposta a ouvi-lo e se importa com suas necessidades.
Agilidade no atendimento
Por telefone, a comunicação é instantânea, permitindo que o atendimento seja mais rápido e eficiente. Além disso, muitas empresas oferecem um sistema de triagem para encaminhar as demandas para o setor responsável, garantindo uma resposta mais ágil.
Maior transparência
Em terceiro lugar, a ouvidoria por telefone permite que o cliente tenha um contato direto com a empresa gerando maior transparência no processo de atendimento e solução de problemas.
Possibilidade de registro das ligações
Por último, sabemos que muitas empresas utilizam sistemas de gravação das ligações para registrar as demandas dos clientes e monitorar a qualidade do atendimento. Isso ajuda a identificar pontos de melhoria na equipe de atendimento e na operação como um todo.
Viu como ter uma ouvidoria, sobretudo por telefone, pode ser um grande diferencial competitivo para sua empresa? Mas, para a sua empresa aproveitar de todos esses benefícios, você precisa ter uma boa ouvidoria!
Por isso, selecionamos algumas dicas exclusivas para te ajudar nessa! Confira mais abaixo!
DICAS PARA UMA OUVIDORIA POR TELEFONE EFICIENTE
Você sabia que a telefonia VoIP é uma tecnologia que permite fazer chamadas telefônicas utilizando a internet?
Ela oferece diversas vantagens, como a redução de custos, a melhoria da qualidade do áudio e a possibilidade de ter recursos adicionais, como gravação de chamadas e relatórios de chamadas.
E, por isso, é a solução que está ganhando o coração das empresas para ter um atendimento telefônico mais assertivo, e uma ouvidoria ainda mais eficiente!
A seguir, apresentamos algumas dicas para ter uma ouvidoria por telefone eficiente:
Defina os canais de atendimento
Antes de mais nada, é importante definir os canais de atendimento que serão utilizados pela ouvidoria por telefone. É possível utilizar os números de telefone fixo ou móvel da empresa, ou ainda, contratar um número VoIP exclusivo para a ouvidoria.
Treine a equipe
Em segundo lugar, a equipe da ouvidoria por telefone deve estar preparada para atender os clientes de forma eficiente e empática. É importante investir em treinamento e capacitação para que a equipe possa lidar com as demandas dos clientes da melhor forma possível.
Utilize recursos adicionais
A telefonia VoIP permite utilizar recursos adicionais que podem ajudar na gestão da ouvidoria por telefone, como a gravação de chamadas e a elaboração de relatórios de chamadas.
Assim, esses recursos podem ser utilizados para avaliar o desempenho da equipe e identificar oportunidades de melhoria.
Avalie as demandas dos clientes
É importante avaliar as demandas dos clientes de forma criteriosa, levando em consideração as informações fornecidas por eles e as políticas internas da empresa. O objetivo é encontrar soluções satisfatórias para as demandas apresentadas.
Monitore a qualidade do atendimento
Utilize sistemas de gravação de chamadas para monitorar a qualidade do atendimento e identificar pontos de melhoria na equipe. Também é importante realizar pesquisas de satisfação com os clientes atendidos pela ouvidoria por telefone.
Ofereça múltiplos canais de contato
Além da ouvidoria por telefone, ofereça outras opções de contato, como e-mail, chat e redes sociais. Isso permite que o cliente escolha a forma que mais lhe convém para entrar em contato com a empresa.
CONCLUSÃO
Portanto, ter uma ouvidoria por telefone é essencial para as empresas que desejam oferecer um atendimento de qualidade e demonstrar comprometimento com seus clientes.
A telefonia VoIP é uma excelente opção para implementar a ouvidoria por telefone, oferecendo recursos avançados e custos reduzidos. Ao seguir as dicas apresentadas neste post, sua empresa pode ter uma ouvidoria por telefone de sucesso e se destacar no mercado.
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